Come pianificare il merch di evento — timeline T-90 a T-day
Timeline operativa per event marketer in Italia che pianificano merch per fiere, conferenze, sponsorizzazioni e hospitality aziendale — inclusi Salone del Mobile, Cosmoprof, Lineapelle, EICMA e Vinitaly.
T-90 a T-60 giorni — strategia e budget
Tre mesi prima dell'evento, fissate pubblico, obiettivi merch (lead, brand awareness, gifting VIP) e budget. Decidete il mix merch: abbigliamento staff stand (polo, lanyard), giveaway (tote, penne, sticker), gift VIP (taccuini premium, cofanetti legno), attivazioni interattive (articoli stampati live sul posto). Brief a 2–3 fornitori in Italia per quotazioni comparate.
T-60 a T-30 giorni — selezione fornitore e artwork
Selezione fornitore, firma PO, invio artwork. Approvazione mockup digitale entro 5 giorni lavorativi. Ordine strike-off per ogni nuovo prodotto o nuova combinazione colore — 5–7 giorni lavorativi. Bloccate la logistica stand-drop con la fiera: la maggior parte dei centri congressi italiani richiede corriere nominato, prenotazione slot e riferimento pass espositore per consegna in allestimento.
T-30 a T-7 giorni — produzione e consegna pre-evento
Produzione standard 5–8 giorni lavorativi presso hub Milano. Foto giornaliere reparto per ordini sopra 5.000€. Spedizione programmata per atterrare in Italia 5–7 giorni prima dell'evento — abbastanza presto per ispezione all'arrivo, abbastanza tardi da evitare stoccaggio pre-evento. L'IVA 22% viene fatturata via SdI il giorno della spedizione.
T-7 a T-day — staging e stand drop
Per consegne dirette ai padiglioni di Salone del Mobile, Cosmoprof, Lineapelle, EICMA e Vinitaly, prenotiamo lo slot corriere nel giorno ufficiale di allestimento (di solito 1–2 giorni prima dell'apertura) e coordiniamo con il team logistica espositori. Il nostro corriere default BRT / SDA / DHL Express Italia gestisce di routine tutti i grandi centri congressi italiani. Per attivazioni multi-stand o sponsorizzazioni cittadine, pre-stoccaggio in magazzino terzo vicino alla fiera e spedizioni on-demand.
Replenishment on-site e logistica inversa post-evento
Per eventi multi-giorno con domanda giveaway imprevedibile, offriamo replenishment same-day da buffer locale (Milano o pre-staged vicino al venue). Dopo l'evento, il merch non usato può tornare a Milano (riwarehousing a 0,40€/pz/mese) o essere spedito a indirizzo archivio per l'evento successivo.
FAQ — pianificare merch evento in Italia
Quanto presto iniziare per una grande fiera?
3 mesi per programma gift premium custom, 6–8 settimane per giveaway standard con abbigliamento brandizzato, 3–4 settimane per top-up su artwork esistente.
Gestite attivazioni live-printing on-site?
Sì — DTF, serigrafia e ricamo possono essere allestiti allo stand come brand experience. Quotazione su richiesta; serve pianificazione 6+ settimane.
Che quantità ordinare per fiera di 3 giorni?
Circa 25% dei visitatori attesi stand per gift premium, 100% dei lead-rate attesi per taccuini/tote brandizzati, più 10% buffer.
Gestite il fulfilment sponsor pack?
Sì — per sponsorizzazioni conferenze pick-pack-ship swag bag brandizzati direttamente agli indirizzi casa degli attendee, con upgrade VIP.
Se la data evento si sposta?
La produzione già schedulata tiene 30 giorni gratis. Oltre, riquotiamo ai prezzi del momento.