Come rispondere a un fornitore in ritardo
Il fornitore segnala un ritardo di 5-10 giorni su un ordine merch impegnato — script di escalation, piano di contingency e come proteggere la timeline dell evento.
Prime 24 ore — valuta, non reagire
Una segnalazione di ritardo via email innesca due azioni parallele nelle prime 24 ore: (1) verifica la causa (sovraccarico di capacità, ritardo materiali, QA fail, forza maggiore) e (2) blocca ciò che puoi ancora controllare (file artwork, slot corriere, liste destinatari). Non minacciare clausole di penale all ora 1 — i vendor che si sentono messi all angolo rallentano ulteriormente. Prima verifica, poi escalation.
Script di escalation in 4 tier
Tier 1 (Giorno 1): Email all account manager — richiedi data di consegna revisionata, causa radice e cosa stanno facendo per recuperare. Tier 2 (Giorno 3 se nessun piano): Chiamata al production manager — chiedi update giornalieri, opzioni di split-ship parziale in tempo. Tier 3 (Giorno 5 se a rischio): Account owner / commercial lead — discuti clausole penali, opzioni di sostituzione, parziale rimborso. Tier 4 (Giorno 7 se evento a rischio): Attiva il vendor di backup per il 30-50% del volume, notifica scritta al vendor originale che stai mitigando.
Come proteggere la timeline dell evento
Tre mitigazioni in parallelo: (1) Shipment parziale — chiedi 50-70% del volume alla data originale, saldo dopo; (2) Vendor di backup — il test order annuale preriscaldato paga qui: attivalo per il 30-50% del volume con lead time 5-7 giorni; (3) Sostituzione event-day — accetta un colore, substrato o finitura diversa su una porzione del volume per tenere la timeline. Comunica la sostituzione in modo proattivo allo sponsor dell evento.
Note specifiche per Italia
IVA 22% viene aggiunta via SdI. La produzione avviene nel nostro hub di Milano con copertura nazionale in tutta la Italia. Rinegoziazione vendor e attivazione contingency sono gestite dal tuo account lead dedicato — tutta la corrispondenza è loggata per audit procurement.