Notte Bianca Roma: merchandising per le suite degli sponsor e i partner culturali

Merchandising per i team attorno alla Notte Bianca

Data

Fine settembre di ogni anno, singola serata dal tardo pomeriggio fino a notte fonda

Programma

Programma cittadino diffuso tra musei, siti archeologici, sale da concerto, teatri, librerie, biblioteche e sedi civiche di Roma

La Notte Bianca è la notte cittadina di cultura gratuita a Roma che apre musei, siti archeologici, sale da concerto, teatri, librerie, biblioteche e sedi civiche dal tardo pomeriggio fino a notte fonda. Il programma è organizzato nella sua forma attuale dalla metà degli anni 2000 ed è coordinato da Roma Capitale con la partecipazione dei musei cittadini, delle biblioteche civiche, dei teatri e delle associazioni culturali. Il pubblico si muove a piedi attraverso il centro e la periferia — dal Pantheon all'Auditorium Parco della Musica, da Trastevere al Macro — il che rende la notte un'occasione naturale per i team di marca, le aziende sponsor e i soci aziendali di commissionare i propri regali di ospitalità.

Per i team di marca, le aziende sponsor e i partner culturali, il ciclo di merchandising è coordinato attraverso il responsabile marketing o relazioni istituzionali dell'azienda sponsor e attraverso l'ufficio comunicazione del partner culturale. Corp-Merch.IT gestisce l'intero ciclo di produzione dalla sede di Milano: raccolta del brief, adattamento artistico, qualificazione dei produttori nei distretti italiani indicati (botteghe di cuoio di Scandicci, Maniago per lame e acciai, Faenza per ceramiche, cartiere toscane e laboratori artigiani romani per le produzioni del territorio ospitante), campione fisico di pre-produzione con mappa colori Pantone e prova di rilievo, e proposta strutturata entro 48 ore lavorative dal kick-off. Per i programmi che mescolano personale delle sedi, giveaway per il pubblico e ospitalità per gli sponsor, dividiamo il kit in lotti etichettati separatamente e organizziamo la consegna a un hotel di Roma, all'ufficio dello sponsor o all'hub di produzione della sede il pomeriggio della notte.

Per le aziende sponsor con partita IVA, la fattura viene emessa in EUR con l'aliquota IVA standard del 22%, con le aliquote ridotte del 4%, 5% e 10% applicate dove la categoria di prodotto lo consente (libri e carta stampata, in particolare, rientrano nelle aliquote ridotte). La fattura viene instradata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate al codice destinatario o all'indirizzo PEC dell'acquirente. Per gli acquirenti della pubblica amministrazione (Roma Capitale, musei, biblioteche), la fattura è gestita in split payment e i riferimenti CUP/CIG sono allegati all'ordine.

Produzione e logistica verso Roma

Prima di avviare la produzione, devono essere bloccati grafica, quantità, imballo e destinatario nominato in sede. L'hub esatto della sede si finalizza solo in prossimità della notte, sulla base dell'elenco di programma corrente: Piazza del Popolo, Trastevere e l'Auditorium Parco della Musica sono spazi pubblici e non possono essere usati come indirizzi di ricezione pacchi. La ZTL (zona a traffico limitato) di Roma e le limitazioni al traffico notturno condizionano l'accesso dei corrieri nel centro storico, ed è per questo che la maggior parte dei team combina un hotel centrale di Roma o un ufficio sponsor con un ritiro alla sede la sera della Notte Bianca. L'ufficio comunicazione del partner culturale e il responsabile marketing dello sponsor coordinano la fascia oraria di carico il pomeriggio della notte.

Per un programma della Notte Bianca instradato da Milano, le consegne vengono consolidate all'hub e spedite a Roma con una finestra di 24–48 ore tramite BRT, SDA, GLS o DHL Express, su appuntamento per le sedi in area ZTL. Per programmi sopra i 1.000 pezzi offriamo la consegna su appuntamento con preavviso telefonico e, su richiesta, allestimento in sede da parte del nostro personale. Per i clienti soggetti alla rendicontazione CSRD (D.Lgs. 125/2024, che recepisce la Direttiva (UE) 2022/2464) alleghiamo una scheda di sostenibilità per PO con stime Scope 3 CO₂e secondo il GHG Protocol Corporate Value Chain sulla tratta Lombardia–Lazio, compresi i distretti produttivi artigiani romani opzionali.

Tutti gli ordini B2B italiani sono fatturati in EUR con l'aliquota IVA standard del 22% (con le aliquote ridotte del 4%, 5% e 10% applicabili per categoria di prodotto) e instradati attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate al codice destinatario o PEC dell'acquirente. Corp-Merch.IT è un operatore IVA italiano registrato, iscritto al VIES per le operazioni intra-UE, e gestisce reverse charge, split payment e autofatturazione per la pubblica amministrazione secondo le norme vigenti.

Cronoprogramma

1. 8–10 settimane prima: bloccare lista articoli, quantità e tecniche di decorazione, soprattutto per edizioni limitate e regali delle fasce sponsor.
2. 5–6 settimane prima: approvare un campione fisico o di pre-produzione per tessuti, ceramiche e piccoli accessori in pelle.
3. 3–4 settimane prima: completare la produzione, il controllo qualità AQL 2.5 e l'etichettatura per destinatario.
4. Ultima settimana: riconfermare il calendario di consegna per ogni hub di sede e il destinatario nominato in sede.

Certificazioni, qualità e tracciabilità di lotto

Per le aziende sponsor e i partner culturali che presentano un programma di merchandising per la Notte Bianca, la coerenza tra identità visiva e materie prime è parte integrante dell'offerta. Lavoriamo con produttori italiani operanti sotto ISO 9001 (qualità), ISO 14001 (gestione ambientale) e SA8000 o equivalente per la responsabilità sociale, e in possesso delle principali certificazioni di prodotto richieste dal settore: OEKO-TEX Standard 100 sui tessuti a contatto con la pelle (cotone per T-shirt e shopper, seta di Como per fazzoletti da tasca), GOTS sul cotone biologico, GRS sul poliestere riciclato, FSC su carta e imballi (programmi, etichette, ventagli, cofanetti), EU Ecolabel su una gamma di articoli tessili e di cancelleria.

Per le ceramiche di Faenza e le ceramiche artigiane romane il produttore conserva il certificato di origine italiana e può allegare una dichiarazione di conformità ai sensi del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio (D.Lgs. 42/2004) per ogni oggetto che incorpora iconografia protetta. Per i piccoli accessori in pelle delle botteghe di Scandicci il produttore può rilasciare la tracciabilità della pelle, l'origine di concia (italiana / europea / extra-UE) e la conformità REACH (Reg. CE 1907/2006) con dichiarazione SVHC aggiornata. Sul fronte imballo, i produttori cartari offrono opzioni FSC o PEFC e, su richiesta, plastic-free con inchiostri vegetali.

Per i clienti soggetti alla rendicontazione CSRD (D.Lgs. 125/2024) integriamo nel PO una scheda di sostenibilità con stima Scope 3 CO₂e secondo il GHG Protocol Corporate Value Chain, suddivisa per materiale (cotone, seta, pelle, ceramica, carta) e per tratta logistica (Como–Milano–Roma, Maniago–Milano–Roma, Faenza–Milano–Roma, Scandicci–Milano–Roma), oltre ai riferimenti ESRS E1 (Cambiamento climatico), E5 (Uso delle risorse) e S2 (Lavoratori nella catena del valore) per il bilancio di sostenibilità del cliente. Su richiesta includiamo anche la rendicontazione dei rifiuti di imballo inviata a CONAI per la tracciabilità del materiale post-consumo.