Playbook vendor-renewal — ciclo negoziazione T-180 / T-90 / T-30 / T-0
Come procurement gestisce un rinnovo strutturato annuale o pluriennale del vendor merch — benchmark, scorecard, RFI, RFP-o-extend, firma contratto.
Quando usare questo playbook
Da usare a T-180 giorni prima della scadenza o auto-rinnovo del master-services-agreement merch corrente. Lead procurement con marketing/HR/event come reviewer funzionali. Obiettivo: portare unit-cost improvement 4-9%, alzare SLA da 92% a 97%, aggiungere clausole ESG e security assenti nel contratto legacy.
Sequenza passo a passo
Ciclo: T-180 benchmark — estrai 12 mesi di spend, costruisci scorecard categoria. T-90 RFI — emetti a incumbent + 3-5 challenger, punteggio su prezzo, lead time, ESG, security, copertura geografica. T-60 decidi RFP-o-extend — se extend, negozia improvement 3-7%; se RFP, processo completo. T-30 negoziazione finale — modello TCO concordato, penali SLA definite, clausole exit fissate. T-0 firma — nuovo MSA attivo, transition plan se cambio vendor.
Outcome e KPI
Outcome: riduzione unit-cost 4-9% sui top SKU, lift OTIF 92% → 97%, compressione media lead-time 1,5-3 giorni, addendum ESG e security firmati, clausola exit/transition in essere. Investimento tipico procurement-time 40-90 ore; payback in saving entro il primo trimestre.
Prezzi e tempi — Italia
Tutti i preventivi tasse escluse. MOQ 50/100/250/500. Lead standard 7-10 giorni lavorativi da approvazione artwork; rush 4-6 giorni a +30-40%.
FAQ
A chi si rivolge questo playbook?
Marketing, comunicazione interna, HR, eventi, procurement e team CX che gestiscono programmi merch grandi o ricorrenti.
Devo seguire ogni step?
Sì — saltare checkpoint tipicamente slitta la consegna, aumenta il costo o fa emergere gap di compliance post-evento.
Possiamo comprimere la timeline?
Sì per SKU già prodotti — fino a 4 settimane; SKU nuovi richiedono il ciclo pieno di 12 settimane.
Come si validano i budget?
Quote a scaglione MOQ 50/100/250/500 emessi early ciclo, sign-off a metà, PO prima dell avvio produzione.
E se i requisiti cambiano mid-ciclo?
Finestra change-order chiude 21 giorni prima della consegna eccetto tweak colore/quantità; cambi successivi incorrono in sovrapprezzo rush.